Compte-rendu du meetup en ligne (confinement oblige) du 22 avril 2020.
Comment le télétravail en équipe est-il vécu par les collaborateurs dans les organisations, à la fois du point de vue de la personne et du point de vue de l’équipe ? Comment aider ces personnes et ces équipes à mieux vivre cette situation unique, qui est sans doute appelée à durer. C’est ce que nous avons parcouru pendant ce Meetup des Confinés #1 du 22 avril 2020 avec Suricats.
Dans nos entreprises, nous avons basculé d’un seul coup le 17 mars dans une organisation en télétravail complètement inédite pour tout le monde, soit mixte avec une partie des équipes à domicile et une partie des équipes en télétravail total, soit complète avec tout le monde à distance tout le temps.
En ce moment, selon une étude Ipsos publiée lundi 20 avril par le journal Le Monde, près d’un tiers des actifs français travaillent aujourd’hui à domicile, soit +9 millions de personnes le plus souvent en télétravail. C’est un moment incroyable pour nous tous, entre nombre & en intensité.
Nous allons commencer par prendre une première « paire de lunettes » et regarder le télétravail actuel du point de vue de la personne, c’est-à-dire de chacun de nous.
D’un point de vue individuel, il y a des choses très positives. Nous pouvons citer par exemple le temps de transport économisé … 1h à 1h30 par jour … 20% de journée qui est ajouté à sa journée ! C’est évidemment appréciable. Mais réussissons-nous à en profiter ? Ce n’est pas certain. Concentrons-nous sur quelques points difficiles qu’il faut essayer de traiter.
Un chiffre pour poser le décor : une étude menée par Opinion Way diffusée le lundi 20 avril montre que le télétravail est une source de détresse pour près de la moitié des salariés (44%), avec 18% en détresse élevée et 27% en détresse modérée. D’une façon générale, selon les études, entre un tiers et la moitié des salariés en télétravail ne vont pas bien aujourd’hui.
C’est énorme.
Le télétravail en équipe n’est bien entendu pas la cause unique de toutes les inquiétudes mais il est le réceptacle au quotidien de ces inquiétudes.
On se souvient du ministre de l’éducation nationale qui a dit que l’école a perdu le contact avec 5 à 8% des élèves … On peut se poser la question : avec combien de salariés en télétravail avons-nous perdu le contact ?
Quelques verbatims de salariés chez les clients Suricats (des grandes entreprises) pour continuer à poser le décor :
« On a donné du matériel aux collaborateurs mais il n’était pas tout de suite opérationnel et c’est long pour les ouvrir au télétravail », un acteur d’une banque française … Le démarrage fut chaotique pour beaucoup, y compris d’ailleurs pour les « experts ».
« On vit quand même une augmentation spectaculaire du nombre de mails qui circulent…on est submergé », un prestataire SI … beaucoup, beaucoup de fébrilité de tous pendant les premières semaines.
« On s’inquiète du retour à la normale, notamment le rôle du manager qui s’est fait beaucoup suppléer par des membres de ses équipes pendant la crise », un acteur d’une équipe Relation Clients.
Coté Suricats, on retient 2 points « difficiles » – parmi d’autres – sur lesquels nous pensons qu’il faut vraiment aider les gens pour avancer.
1) « Je suis débordé, je ne maitrise plus, comment j’organise ma journée à la maison pour gérer ce nouvel équilibre pro/perso … avec un coté pro nouveau imposé par la crise du covid et un coté perso nouveau également (le conjoint, les enfants, le logement, le stress, etc)
2) « Le travail à distance permanent, c’est différent, c’est d’autres exigences … tout doit être plus explicite, moins de non-dit … les choses doivent être plus précises, ça supporte moins bien le flou … il faut écrire plus, plus clairement etc … comment j’acquiers cette nouvelle forme de discipline personnelle dans mon travail et ces nouveaux savoir-faire … avec des points de départ différents pour chacun de nous ».
Chez Suricats et chez nos clients, nous avons mis en place 3 réponses concrètes pour aider à dépasser ces points difficiles du télétravail en équipe.
#1 – Organiser sa journée avec DES AGENDAS TYPE pour reprendre le dessus, reprendre confiance en soi et pour réussir à bien travailler!
Un sujet basique mais qu’il est difficile de bien réaliser :
- Intégrer les plages perso matin, midi, soir, voire en journée (sieste enfants), intégrer les plage pour les rituels de votre équipe, les plages où planifier les réunions, les plages libres où un collègue peut vous appeler, les plages déconnectées où vous produisez.
Répéter cet agenda au quotidien, c’est essentiel. - Communiquer l’agenda de sa journée à ses collègues pour faciliter la communication des autres vers moi et éviter les sollicitations inutiles, éviter de se sentir obligée d’être présent et de répondre tout le temps.
C’est difficile de construire un agenda car on se auto-limite soi-même (je ne peux pas, je ne sais pas, je n’ai pas le droit, les autres ne vont pas le respecter, etc), il faut donc, dans l’entreprise, reconnaitre l’importance du sujet et aider en produisant des agendas journée type et on choisit 1 chaque jour … au début, avant de réussir à poser le sien propre.
Chez Suricats, nous essayons de poser 3 agendas type que voici :
#2 – L’entraide entre pairs pour acquérir de nouveaux savoir-faire de manière douce
Le télétravail en équipe, c’est comme une courbe de Gauss : 20% galèrent, 60% se débrouillent, 20% sont à l’aise. L’idée est de mobiliser une partie des 80% qui sont à l’aise ou qui se débrouillent pour venir coacher tranquillement les 20% qui galèrent.
Faire un point tous les 2 jours de 30mn et des échanges libres avec un coaching de 2 semaines renouvelables ou pas par les 2 personnes concernées.
On peut monter une petite plateforme de mise en relation. Chez Suricats, c’est tout simplement un canal sur Slack où les gens demandent de l’aide.
Il faut définir le contenu du coaching, il y a 4 sujets possibles : l’utilisation des outils, la posture pendant les rituels ou les réunions, la production écrite dans les outils ou dans des documents, la prise de parole en visio.
Il faut adresser un point difficile qui est d’identifier ceux qui ont besoin car il est parfois compliqué de lever la main pour demander de l’aide. Une bonne méthode est de démarrer par un premier niveau de coaching sur un sujet sans trop de jugement de valeur comme l’utilisation des outils.
Le visuel présenté est le rituel Suricats du Tirosuri qui crée ces duos de prise de contact et d’entraide pendant le télétravail en équipe.
#3 – SURICATS TV : apprendre en continu en partageant les expériences réussies de chacun
L’idée est très simple : chacun de nous a réussi des « trucs » pro avec une bonne présentation … par exemple dans le cas de Suricats : une soutenance orale pour une proposition commerciale, une présentation d’un livrable de mission, etc. L’idée est de faire « revivre aux autres » ce moment positif, cette expérience.
L’agenda : 5mn de contexte, 30mn de présentation en prenant des extraits et en partageant quelques anecdotes sur la réaction des gens ou sur le choix de tel ou tel point puis 15mn de Q/R.
Ainsi, chacun découvre une réussite de l’autre, y puise du savoir-faire, de l’inspiration et de l’énergie.
Point utile : cela ne coute rien en préparation au présentateur. Car il va partager une expérience positive dont il se souvient – justement – bien.
Chez Suricats, nous en faisons une par semaine depuis le début du confinement, avec entre 10 et 20 participants à chaque fois. Le visuel présenté ici correspond à la séquence de la semaine dernière autour d’une soutenance de proposition commerciale sur la démocratisation du vrac en supermarché.
Nous allons maintenant prendre une seconde paire de lunettes et regarder le télétravail actuel du point de vue de l’équipe (c’est-à-dire une équipe projet, un collectif, une direction, etc).
Du point de vue du télétravail en équipe, il y a aussi des choses très positives. On peut citer la mise en lumière des bons fonctionnements de l’équipe : la bienveillance entre les membres, l’autonomie, la responsabilisation des gens sur les sujets. « C’est dans l’adversité que se révèlent les vrais amis », on récolte ce qu’on a semé. Ce qui marche bien est clairement mis en évidence, et, l’inverse est aussi vrai et il faut regarder les points difficiles.
Quelques verbatims de salariés chez les clients Suricats (des grandes entreprises) et quelques chiffres pour poser le décor du télétravail en équipe :
« Une perte de l’esprit d’équipe et de collaboration entre les différents acteurs », un acteur d’une banque française.
« On se démène… mais sans l’énergie ‘physique’ du groupe », un acteur d’une ONG internationale.
« 74% des salariés n’ont aucun moment dédié à leurs collèges dans la journée », de l’étude Deskeo du 27 mars 2020.
Coté Suricats, on retient 3 points « difficiles » – parmi d’autres – sur lesquels nous pensons qu’il faut vraiment aider les gens pour avancer :
1) Perte de coordination : Nous avons des difficultés pour nous synchroniser, en binôme comme en équipe, formellement ou non.
2) Perte de dynamisme de groupe : Nous sommes chacun « dans notre coin » et la motivation par le groupe s’estompe, tout comme l’esprit d’équipe.
3) Difficile de lancer de nouveaux sujets à côté de la marche courante … alors que la prise progressive qui approche impose qu’on soit en capacité d’être proactif, de s’adapter, de faire des choses nouvelles.
Chez Suricats et chez nos clients, nous avons mis en place 3 réponses concrètes pour aider à dépasser ces points difficiles :
#1 – Créer ou revisiter les rituels de coordination de l’équipe : le standup quotidien
C’est un basique qu’il est assez difficile de bien réaliser. Nous avons mis en place le standup chez Suricats dès le 18 avril, 30 mn max pour les jours à 11h30 (ou 9h).
Avec 5-10mn d’informations descendantes …
… + si c’est un stand-up opérationnel avec 6-10 personnes, un tour de table à la mode agile de 3mn chacun, avec chronomètre, et 3 points : « j’ai fait quoi hier, je vais faire quoi aujourd’hui, quels points durs à craquer ensemble ». … + (chez Suricats, on est +40 autour en standup) sinon, on passe aux Q/R. Ce moment permet aussi de prendre le pouls de l’équipe.
Se garder un moment de carte blanche, après les Q/R, avec une prise de parole de 5 mn de quelqu’un sur le sujet qu’il souhaite : un sujet pro, un sujet perso, une réflexion, un coup de gueule, c’est un bon moment de découverte et de ressenti.
Ecrire et partager le compte-rendu, réalisé de façon tournante, pour permettre à ceux qui ratent le standup de s’informer et de ne pas se sentir « hors du coup ».
Tips complémentaire : se garder chacun 15-20mn de libre dans son agenda pour des petits appels 2 à 2 à la suite du standup pour traiter les points quotidiens soulevés.
#2 – Un nouveau projet = 1 PO, 1 équipe, 1 backlog et 1 sprint/semaine
C’est très simple à réaliser : vous listez les sujets à instruire, à réaliser, à faire avancer. Vous constituez pour chacun des petites équipes avec 1 Product Owner PO. Puis le PO et son équipe pose son backlog, c’est-à-dire sa to do, et avance en sprints successifs de 1 semaine.
C’est une approche agile simple qui fonctionne bien pour lancer les choses et avancer par étapes de façon claire.
Pour constituer les équipes, vous montez un fichier excel sur lequel les volontaires s’inscrivent comme PO ou dans une équipe. Ainsi, tout le monde voit les sujets lancés, voit les équipes constituées. Il n’y a pas de flou créé, d’ambiguïté et l’on voit qui fait quoi.
Nous avons mis cela en place chez Suricats pour lancer notre projet BCorp (une certification de responsabilité sociale et environnementale exigeante) avec 9 chantiers montés et les personnes qui se sont réparties rapidement sur les chantiers. On a réutilisé cette méthode il y a 3 semaines pour revisiter les offres Suricats.
#3 – Réinventer les travaux de groupe en télétravail pour palier au manque de temps : la Pierre à Casser
Nous constatons que les entreprises, qui sont elles aussi en gestion de crise, ont moins de temps à accorder aux ateliers collectifs mais souhaitent avancer tout de même.
Il nous faut monter des temps d’atelier/d’échange plus courts pour garantir une attention optimale des participants à distance (fatigue d’écoute et de concentration, interactions plus légères).
L’utilisation d’outils interactifs est utile bien entendu pour simuler l’interaction physique, et stimuler l’audience.
Mais il nous faut réviser nos principes de co-construction : on ne part plus de la page blanche, on prépare un livrable V0 abouti, c’est-à-dire une pierre à casser et à challenger en atelier. Des livrables V0 qui éclairent, inspirent, donnent des clés de réponses pour ensuite définir les pistes retenues par l’assemblée en brainstorming.
C’est un temps de préparation qui est plus important pour les animateurs mais c’est un gain de temps et d’efficacité pour les clients, à qui le livrable est envoyé en amont de la séance.
Voilà quelques éclairages sur la situation du télétravail en équipe et quelques pratiques concrètes Suricats qu’on voulions partager avec vous.
Toute l’équipe qui a préparé et animé ce meetup
