Les méthodologies Agile recommandent la co-localisation des équipes comme l’un des principes fondamentaux : « Préférer les individus et leurs interactions aux processus et aux outils ». Facile me direz-vous ! Il suffit d’abolir les barrières de communication entre les individus : c’est-à-dire mettre en place des rituels et processus communs, supprimer tout niveau hiérarchique, et localiser toute la Scrum Team dans le même bureau …
Mais comment faire si, pour des raisons d’organisation ou par la force des événements, vous étiez obligés de tous travailler à distance ?
Mission impossible ? Pas tant que ça ! Dans cet article, nous vous partageons nos outils coup de cœur et nos bonnes pratiques pour améliorer vos cérémonies scrum à distance.
#1. Le Daily Scrum aussi connu sous le petit nom de Daily Stand Up Meeting, DSM, Stand Up ou encore « Daily ».
Le Daily est comme son nom l’indique une réunion quotidienne, de 15 minutes. Chaque participant se tient généralement debout, devant le tableau d’avancement du projet afin de visualiser en temps réel les User Stories en cours de développement, en attente ou encore en cours de conception. L’objectif est de partager l’avancement des uns et des autres et de résoudre les points bloquants qui empêcheraient d’atteindre le Sprint Goal.
Concrètement, cela ressemble à ça :
Même à distance, il est impératif de maintenir cette cérémonie scrum ! Pour être efficaces, nous vous conseillons deux choses :
– Digitaliser votre tableau d’avancement de Sprint sur Mural : Mural est un outil très pratique qui permet de collaborer sur un sujet de manière visuelle en insérant sur un tableau blanc des post-its, notes, photos ou dessins. Sa particularité ? Un nombre incroyable de templates dont plusieurs dédiés spécifiquement à l’Agile. Vos co-équipiers pourront ainsi mettre à jour le tableau d’avancement en live pendant le Stand Up Meeting.
– Utiliser un outil de visioconférence pour le Stand Up Meeting : Teams, Skype, Zoom, Discord, Hangout… Les possibilités sont nombreuses, et si votre la bande passante de votre wifi le permet, demandez à vos collaborateurs de mettre en route leur caméra : c’est toujours plus sympa de voir son collègue pour lui parler.
2. Le Sprint Planning – avec ou sans le Backlog Refinement, au choix de chaque Scrum Master.
Le Sprint Planning a lieu au début de chaque Sprint, il est animé par le Product Owner et dure généralement 2 heures. L’objectif est la définition du Sprint Goal et l’estimation de la charge de travail associée.
Pour préparer cette réunion nous vous proposons de commencer par lire notre article “Comment réussir vos réunions à distance ?” et de digitaliser votre backlog. Pour cela nous vous conseillons d’utiliser l’un des nombreux logiciels spécialisés en gestion de projet ou en gestion de tâches, vous gagnerez beaucoup de temps et vous aurez moins de risque de déperdition d’information !
Voici, notre top 3 pour digitaliser votre backlog :
– Trello : le plus simple des trois à prendre en main. Inspiré par la méthode Kanban, il repose sur une organisation des projets sous forme de tableaux listant des cartes, chaque carte représentant une tâche ou une story. Un peu limité pour la gestion d’un backlog complet, il a l’avantage d’être extrêmement simple à mettre en place et à utiliser.
– Jira : le plus utilisé par les organisations passées en mode Agile (source : State of Agile), et c’est normal : il est parfaitement adapté pour ce mode d’organisation. Seul bémol : son ergonomie un peu complexe, qui rend sa prise en main plus difficile.
– Wrike : le plus complet ! Il permet la gestion d’un ou plusieurs projets en parallèle, et dispose de nombreux tableaux de bord pour le suivi projet. Petit plus : il dispose également d’un éditeur de texte partagé.
Si vous n’avez pas de budget on vous suggère plutôt d’utiliser Trello ou Jira, la version gratuite de Wrike étant très limitée.
Petite astuce : si vous souhaitez mettre en place un Poker Planning pour estimer l’effort de développement, téléchargez Scrum Time et utilisez la visioconférence avec toute l’équipe !
3. La Sprint Review
La Sprint Review a pour objectif de faire un point sur ce qui a été réalisé en cours de sprint avec toutes les parties prenantes. C’est le Product Owner qui est le maître de cérémonie, et la durée est d’une heure maximum. C’est le bon moment pour présenter le résultat du Sprint afin de récupérer un maximum de feedback constructifs.
Afin de recueillir les retours des participants au fur et à mesure de la présentation vous pouvez utiliser :
– Mural, pour donner la possibilité aux participants de noter leurs retours sur des post-it digitaux puis de voter pour ceux qui leur paraissent prioritaires.
– Kahoot, si vous souhaitez poser des questions précises et gérer les retours a posteriori.
– Mentimeter, qui permet de questionner l’audience d’une présentation au fur et à mesure et d’afficher en direct le résultat du vote.
Pensez également à prévoir un enregistrement de la Sprint Review, afin de fournir un replay à ceux dont la connexion les aurait laisser tomber…
4. La Sprint Retrospective, dite « la Rétro »
Ce dernier rituel, animé par le Scrum Master, dure 1h et a pour objectif de déterminer des axes d’amélioration concrets, de s’assurer de la motivation et de la cohérence entre les membres de l’équipe. Habituellement, elle consiste en un ou plusieurs ateliers ludiques : le speedboat, la montgolfière, le jeopardy… sont les exemples les plus connus.
En tant que Scrum Master : c’est le moment de vous lâcher ! Proposez un quizz un peu décalé à votre équipe grâce à Kahoot, récoltez leurs feedback sur Mural, ou si vous en avez le temps prenez en main Klaxoon et proposez-leur de vivre une aventure tous ensemble à distance.
Et sinon, comble du geek : utilisez Spatial.io... Cet outil qui vient à peine de sortir nous paraît tout bonnement génial : il permet d’organiser des conférences en Réalité Augmentée et en Réalité Virtuelle grâce à l’utilisation d’un casque 3D. Il vous suffit de créer votre avatar. On vous défie de le tester pour une de vos rétros d’ici la fin du confinement !
À vous de jouer pour vos prochaines cérémonies scrum ! Si vous avez besoin de conseils ou d’aide pour faire évoluer vos pratiques agiles, n’hésitez pas à nous contacter. 🤓
Cérémonies Scrum à distance - L'infographie
