Trouver des outils adaptés et sécuriser les données pour accompagner la croissance d’En Avant Toute(s)

#CONTEXTE

L’association En Avant Toute(s) s’engage depuis plusieurs années dans la lutte pour l’égalité des genres et la fin des violences sexistes et sexuelles, en particulier auprès des jeunes, des femmes et des personnes LGBTQIA+. Leurs principales actions incluent :

Un tchat gratuit et anonyme pour écouter, conseiller, et orienter les victimes de violences vers des structures adaptées grâce à une équipe de professionnelles.
Des actions de prévention et sensibilisation, via des formations et interventions dans les établissements scolaires, et à travers leurs plateformes numériques commentonsaime.fr (pour les 15-25 ans) et premieresfois.fr (pour les 10-14 ans).

#DÉFIS

Avec la croissance rapide de l’association et la complexité des processus internes, En Avant Toute(s)faisait face à plusieurs défis :

S’équiper de nouveaux outils pour accompagner cette croissance et permettre à l’équipe de rester efficace.
Optimiser et centraliser les outils internes pour éviter les redondances et améliorer la fluidité des processus.
Sécuriser les données sensibles et améliorer la collecte et l’analyse pour mieux répondre aux besoins des victimes et des intervenantes.

Ces défis demandaient un accompagnement sur mesure pour améliorer les outils technologiques tout en restant fidèle aux contraintes budgétaires.

#NOTRE MISSION

En collaboration avec Share IT et Scalizer, dans le cadre d’un mécénat de compétences, Suricats a eu pour mission de soutenir En Avant Toute(s) dans le développement d’une solution adaptée pour répondre efficacement aux besoins des victimes de violences.

Notre intervention visait à :

Proposer des outils technologiques adaptés aux besoins spécifiques de l’association.
Assurer un accompagnement au changement pour faciliter l’adoption des nouveaux outils par les équipes.
Structurer et optimiser les processus internes afin de gagner en efficacité tout en garantissant la sécurité des données

Pour mener à bien cette mission, nous avons suivi une démarche en quatre étapes clés :

Phase de cadrage : Nous avons organisé des ateliers avec l’équipe d’En Avant Toute(s) afin de bien comprendre leurs besoins spécifiques et les défis rencontrés au quotidien, grâce à des ateliers d’immersion. Ces ateliers avaient pour but de formaliser les processus existants et d’identifier les points de friction. Parallèlement, pour structurer la gestion du projet, nous avons mis en place un calendrier mensuel, avec un Comité de Pilotage (COPIL) à la fin de chaque mois, réunissant toutes les parties prenantes afin de faire le point sur les avancées et de prendre les décisions majeures pour les étapes à venir. De plus, des Comités de projets (COPROJ) hebdomadaires étaient organisés pour suivre l’évolution des actions en cours.
Phase de recherche de solutions existantes : Une fois les processus et les points de douleurs clairement définis, nous avons rédigé un backlog de fonctionnalités. À partir de ces échanges, nous avons co-construit avec l’équipe un backlog priorisant les fonctionnalités à développer et améliorer à court et moyen terme. Pour identifier l’outil le plus adapté, nous avons établi des critères de benchmark permettant d’optimiser nos recherches, tout en prenant en compte les contraintes techniques et budgétaires de l’association.
Phase de développement : Après validation de l’outil lors du COPIL, nous avons rédigé les user stories, permettant à l’équipe de Scalizer d’effectuer les paramétrages nécessaires et de mettre en ligne le tchat. Une phase de tests a ensuite été réalisée pour valider les fonctionnalités.
Accompagnement au changement : Une fois les ajustements terminés et les retours des phases de test intégrés, nous avons mené des ateliers de formation avec l’équipe pour les accompagner dans l’adoption du nouvel outil. Cela a permis de renforcer leurs compétences afin qu’ils puissent utiliser au mieux la solution mise en place. Des vidéos de formation ainsi que des processus écrits ont été fournis pour assurer un onboarding efficace des nouveaux arrivants au sein de l’association.

Aujourd’hui, nous sommes fiers de conclure ce projet avec une solution adaptée aux besoins de En Avant Toute(s), des processus internes clarifiés et une équipe mieux équipée pour accompagner les victimes de violences de manière plus efficace et sécurisée.